Entretien professionnel : un rendez-vous à ne pas manquer
Le printemps arrive et la saison des entretiens annuels aussi ! La campagne des entretiens professionnels 2018/2019 est lancée et se déroulera jusqu’au 31 mai 2019.
Attendu par certains, redouté par d’autres, tout le monde est concerné et cet exercice ne laisse en général pas indifférent. Ce qui est sûr, c’est que ce rendez-vous est obligatoire et que l’on soit manager ou pas, il est nécessaire de le préparer soigneusement.
L’entretien : mode d’emploi
Sur les aspects pratiques, le processus reste pour le moment majoritairement en papier mais cette année une expérimentation est en cours pour le dématérialiser avec l’application nommée ESTEVE (agents du SG Farman et agence comptable).
L’objectif est la dématérialisation de la procédure pour tous les services à partir de 2020. La démarche reste la même mais cela devrait simplifier à terme le circuit de circulation du compte-rendu de l’entretien professionnel (CREP):
(source BravoVictor)
L’entretien : à quoi ça sert ?
L’entretien professionnel doit être un moment privilégié pour faire le point sur les résultats professionnels, pour donner des repères en fixant les objectifs et pour préparer l’avenir. C’est un temps fort d’échanges devant permettre à l’agent de se situer par rapport à l’équipe, à son travail, d’obtenir une reconnaissance, des encouragements ou une assistance dans les difficultés à résoudre.
Les besoins en formation font partie intégrante de l’entretien. Un point est fait sur les formations effectuées et les besoins pour l’année suivante. Ces informations sont transmises aux services RH qui les utilisent pour établir le plan de formation pour l’année suivante.
Pour que cet échange se passe au mieux, il doit être préparé par le manager mais aussi par l’agent. Consulter nos fiches pratiques avec des conseils et des informations utiles:
Expérimentation QVAT 2019 “Qualité de Vie au Travail”
Lors des entretiens professionnels de 2018, un volet “QVAT” a été introduit de manière expérimentale dans un nombre restreint de services.
Cette expérimentation a reçu un accueil favorable et sera poursuivie en 2019 en approfondissant les questions liées à l’anonymat qui se traduit en fait, par « archive-t-on ou non cette partie du questionnaire dans le dossier de l’agent ? ».
Pour les agents concernés par cette expérimentation, il leur sera laissé le choix d’archiver ou non cette partie de l’entretien. L’administration considère que cette évolution ne sert à rien s’il n’y a pas possibilité de suivi d’une situation signalée, elle rappelle en outre que si les choses se passent mal entre le N et le N+1, c’est plutôt positif que ce soit visible du N+2
La CFDT est attachée à cette question et suivra cette seconde phase d’expérimentation avec attention, notamment la façon dont les « options » d’archivage seront présentées aux agents (cf notre compte-rendu du CNS QVAT).
Le compte-rendu d’entretien professionnel (CREP)
L’entretien professionnel donne lieu à compte-rendu. Celui-ci est établi par le supérieur hiérarchique direct mais visé par le N+2 afin de répondre à la double exigence de responsabilité des managers et de transparence de l’exercice. Il est signé par le supérieur hiérarchique direct et par l’agent.
Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’agent. Cette appréciation est une partie déterminante de l’entretien professionnel et est formalisée par un niveau de faible à excellent.
Une fois signé par le N+1 et l’agent, l’original du compte-rendu est transmis et classé dans le dossier personnel auprès des gestionnaires centraux de corps (SDRH pour les corps techniques, SDP/GIRH pour les autres corps) et une copie est classée dans le dossier personnel du service RH de proximité.
Bien évidemment, aucune mention sur des activités syndicales, associatives, la santé ou les absences régulières (temps partiel, congé maladie…) ne doit y figurer.
Le refus de signature n’entrave pas la valeur du compte-rendu.
Sachez également que les informations mentionnées dans le CREP sont prises en compte pour les tableaux d’avancement de grade. L’agent ne doit notamment pas avoir fait l’objet, dans le CREP d’une appréciation de niveau “faible” ou de critiques ou de réserves récurrentes sur la manière de servir.
Foire Aux Questions (FAQ)
Puis-je me faire accompagner lors de mon entretien ?
Normalement une présence extérieure est contraire à l’esprit du dispositif, pourrait nuire à la sincérité de l’exercice et irait à l’encontre du caractère individuel et personnel de l’évaluation. Toutefois, si un entretien “tourne mal” vous pouvez tout à fait reprogrammer un rendez-vous en présence d’un observateur syndical dont le rôle est de reformuler vers l’agent ce que lui dit son manager et vice-versa, ce qui peut aider à apaiser les tensions.
Puis-je refuser de passer mon entretien ?
Si un agent refuse, il se prive de toute possibilité de dialogue et de faire valoir son point de vue et se place sur le terrain du manquement à l’obligation d’obéissance hiérarchique. Une seconde proposition de rendez-vous lui sera adressée par note qui l’informera également des conséquences en termes de parcours professionnel et de carrière. Le compte-rendu est rédigé de façon unilatérale par le supérieur hiérarchique en notant le refus de l’agent et il lui est simplement notifié.
Donc n’hésitez pas à nous contacter avant de prendre toute décision qui pourrait être contraire à vos intérêts.
Que faire si mon supérieur n’a pas programmé mon entretien ?
L’agent doit être informé par écrit au moins 8 jours à l’avance de la date et de l’heure de son entretien par son supérieur hiérarchique direct.
Mais vous nous avez fait part d’un certain nombre de cas où cet entretien n’est jamais programmé ou sans cesse repoussé pour finalement ne jamais avoir lieu. En particulier chez les cadres.
L’entretien est une obligation pour le supérieur hiérarchique direct au titre de ses missions d’encadrement. Il doit donc s’organiser, quelle que soit sa charge de travail pour conduire ces entretiens. La charge de travail peut dans ce cas être un sujet à évoquer dans l’entretien, n’hésitez pas à lui en parler et dire que l’absence d’entretien peut vous porter préjudice notamment en terme d’avancement de carrière.
Le compte-rendu de l’entretien peut-il être contesté ?
Il peut être contesté par recours gracieux auprès du supérieur hiérarchique direct dans un délai de 15 jours à compter de la date de notification. L'autorité hiérarchique dispose alors de 15 jours francs pour notifier sa réponse à l'agent. A partir de cette notification de réponse, l'agent peut, dans un délai d'un mois, saisir la commission administrative paritaire (CAP) compétente; dans ce schéma, le recours hiérarchique est un préalable obligatoire avant de pouvoir saisir la CAP.
Si j’ai un conflit avec mon manager/un agent que je manage, dois-je attendre l’entretien annuel pour en discuter?
Les reproches ou remarques se font au fur et à mesure. N’attendez pas le bilan annuel pour faire ressortir toutes les critiques au moment de l’évaluation, sinon il y aura une baisse de confiance. Si une situation conflictuelle est à signaler, il faut le faire le plus vite possible afin de désamorcer, dialoguer et trouver des solutions. Plus on attend et plus il est sera difficile de rattraper.
Sur le sujet des entretiens, il y a autant de situations différentes qu’il y a d’agents !
Alors si vous avez une question, n’hésitez pas à nous en faire part et nous solliciter directement. Nous y répondrons en toute transparence et cela permettra d’alimenter la FAQ pour être utile au plus grand nombre.
spac.cfdt@wanadoo.fr
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Circulaire entretien pro 2019